Mae gan bob Cyngor ddyletswydd i reoli honiadau a phryderon ynghylch unrhyw berson sy’n gweithio gyda phlant a phobl ifanc ac oedolion sy’n wynebu risg yn ei ardal ef. Mae hyn yn cynnwys staff Cyngor, staff neu asiantaethau partner a gwirfoddolwyr. Dylai pob awdurdod lleol benodi uwch reolwr â chyfrifoldeb diogelu sy’n atebol ac yn gyfrifol am honiadau yn erbyn gweithwyr proffesiynol a’r rhai mewn swyddi o ymddiriedaeth. Mae Swyddog Penodedig Awdurdod Lleol (SPALl) yn deitl sydd wedi bod yn gysylltiedig â’r cyfrifoldebau hyn; fodd bynnag, gellir dyrannu hwn i Swyddogion yn yr awdurdod lleol dan y teitl Swyddog Diogelu Penodedig (SDP). Mae’r Swyddog Diogelu Penodedig yn gyfrifol am reoli pob honiad a wneir yn erbyn staff a gwirfoddolwyr sy’n gweithio gyda phlant ac oedolion sy’n wynebu risg yn ardal y Cyngor.
Wrth ystyried sut caiff y gweithdrefnau hyn eu rhoi ar waith, dylid ystyried nifer o ffactorau. Gellid ystyried rhai pryderon fel ymarfer proffesiynol gwael ac efallai y byddai’n fwy priodol i ddelio â nhw drwy brosesau mewnol yr asiantaethau neu drwy roi cyngor, canllawiau neu hyfforddiant priodol.
Os yw asiantaethau’n penderfynu peidio â chymryd camau pellach, dylent gofnodi’r rhesymau dros y penderfyniad hwn drwy eu dulliau cofnodi mewnol. Mae’n hanfodol bod y cofnodion hyn yn cael eu cadw rhag ofn bod pryder pellach neu fod pryder yn codi eto. Os yw asiantaethau’n aneglur ynglŷn a pha gamau i’w cymryd, dylent gael y cyngor priodol gan y Swyddog Diogelu Penodedig.
Mae rheoli achosion o dan y gweithdrefnau hyn yn berthnasol i amrywiaeth ehangach o honiadau na’r rhai y mae achos rhesymol dros gredu bod plentyn neu oedolyn sy’n wynebu risg yn dioddef niwed, neu’n debygol o ddioddef niwed. Mae hefyd yn berthnasol i bryderon a allai awgrymu nad yw person yn addas i barhau i weithio gyda phlant neu oedolion sy’n wynebu risg yn ei swydd bresennol neu mewn unrhyw swydd. Dylid ei ddefnyddio ymhob achos lle honnir bod person sy’n gweithio gyda phlant neu oedolion sy’n wynebu risg:
Mae’n gallu bod yn anodd penderfynu beth all fod yn y categori “anaddas i weithio gyda phlant neu oedolion sy’n wynebu risg”. Dylai’r cyflogwr ystyried a yw testun yr honiad neu’r pryder: