Mae methu â rhannu gwybodaeth yn digwydd yn aml mewn adolygiadau arfer. Mae Llywodraeth EM, 2018 wedi datblygu saith rheol euraidd i rannu gwybodaeth, sef:
- Nid yw Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol (GDPR), Deddf Diogelu Data 2018 a deddfau hawliau dynol yn rhwystrau i rannu gwybodaeth y gellir ei chyfiawnhau, ond yn rhoi fframwaith i sicrhau bod gwybodaeth bersonol am unigolion byw yn cael ei rhannu’n briodol. Yr hyn rydych wedi’i rannu, â phwy ac at ba ddiben.
- Byddwch yn agored ac yn onest â’r unigolyn (a/neu ei deulu lle bo hynny’n briodol) o’r cychwyn cyntaf ynghylch pam, beth, sut a phwy y bydd, neu y gallai’r wybodaeth gael ei rhannu ag ef, a gofynnwch iddynt gytuno i hynny, oni bai ei fod yn anniogel neu’n amhriodol gwneud hynny.
- Ceisiwch gyngor gan ymarferwyr eraill, neu’ch arweinydd llywodraethu gwybodaeth, os oes gennych unrhyw amheuaeth ynghylch rhannu’r wybodaeth dan sylw, heb ddatgelu hunaniaeth yr unigolyn os yn bosibl.
- Lle bo’n bosibl, rhannwch wybodaeth ar ôl cael caniatâd yr unigolyn dan sylw, gan barchu dymuniadau’r rhai nad ydynt yn rhoi eu caniatâd i rannu eu gwybodaeth. Dan y GDPR a Deddf Diogelu Data 2018, gallwch rannu gwybodaeth heb ganiatâd os, yn eich barn chi, mae sail gyfreithiol i wneud hynny, megis pan fydd perygl i ddiogelwch unigolyn. Bydd angen i chi seilio eich barn ar ffeithiau’r achos. Wrth rannu neu ofyn i rywun am wybodaeth bersonol, eglurwch yn glir eich rhesymau dros wneud hynny. Os nad ydych yn cael caniatâd, mae’n bosibl na fydd yr unigolyn dan sylw yn disgwyl i’w wybodaeth gael ei rhannu.
- Ystyriwch ddiogelwch a llesiant: seiliwch eich penderfyniadau o ran rhannu gwybodaeth ar ystyriaethau o ddiogelwch a llesiant yr unigolyn ac eraill y gallai ei weithredoedd effeithio arnynt.
- Yn angenrheidiol, yn gymesur, yn berthnasol, yn ddigonol, yn gywir, yn amserol ac yn ddiogel: sicrhewch fod y wybodaeth rydych yn ei rhannu’n angenrheidiol at y diben, yn cael ei rhannu â’r unigolion hynny sydd ei hangen, yn gywir ac yn gyfredol, yn cael ei rhannu’n amserol ac yn cael ei rhannu’n ddiogel (gweler yr egwyddorion).
- Cadwch gofnod o’ch penderfyniad a’ch rhesymau dros wneud y penderfyniad hwnnw – p’un a yw ar gyfer rhannu gwybodaeth neu beidio. Os ydych yn penderfynu rhannu’r wybodaeth, yna gwnewch gofnod o hynny.
Rhagor o wybodaeth:
Bwrdd Diogelu Gogledd Cymru (2019) – Rhannu Gwybodaeth:
Brîff 7 Munud, (Cafwyd ar 21/7/2019)
Henke R, Shepherd, l and O’Callaghan, A (2019) A Practitioner’s Guide. Basic Legal Principles NISB Wales. (Cafwyd ar 3/7/2019)