Gall y drafodaeth ar strategaeth ddigwydd mewn cyfarfod neu drwy ddull arall, megis dros y ffôn neu drwy fideo-gynhadledd. Dylai ddigwydd ar y cyfle cyntaf posib ond does dim canllaw penodol gan Lywodraeth Cymru o ran pa bryd y dylai trafodaeth ar strategaeth boed dros y ffôn neu wyneb yn wyneb ddigwydd.
Felly, dylid rhoi ystyriaeth i’r cwestiynau canlynol:
Ar y cam hwn, ac yn wir drwy gydol y broses, mae’n bwysig fod ymarferwyr yn cadw meddwl agored a ddim yn rhagfarnu un ai os yw plentyn wedi ei gam-drin neu ei esgeuluso na’r rhan a chwaraewyd gan y rhiant neu ofalwr. Yr hyn sydd yn bwysig yw casglu digon o wybodaeth i ffurfio barn gychwynnol. Gall y modd y bydd yr ymarferydd gwaith cymdeithasol/heddlu yn cyflwyno’r cais am wybodaeth gan y teulu ac eraill a’r penderfyniad a gaiff ei wneud baratoi’r hinsawdd ar gyfer yr hyn sydd i ddod.
Os cynhelir trafodaeth strategaeth ar y ffôn, gall sawl ffactor goddrychol effeithio ar y broses benderfynu.
Mae’r rhain yn cynnwys:
Gallai’r ffocws fod ar un plentyn ac un digwyddiad. Allwch chi ddweud wrthyf am sut mae Owain yn ymddwyn yn y feithrinfa? Gall hyn arwain at ymatebion penodol iawn sy’n gosod brodyr a chwiorydd, cefndryd ayb sy’n wybyddus i’r cam-driniwr, ar y cyrion. Gall person sy’n rhoi gwybodaeth hefyd fod yn ddewisol o ran yr hyn a rannant oherwydd y gallant, er enghraifft, ofni ymateb rhiant neu or-ymuniaethu â rhiant.
Er enghraifft, ‘beth wyddoch chi am y teulu Smith a’r modd y maent yn trin eu plant? Gall cais cyffredinol am wybodaeth gael ei wneud’. Pan ddigwydd hyn, gadewir yr ymarferydd sy’n rhoi’r wybodaeth i benderfynu beth sy’n berthnasol ai peidio.
Er enghraifft, ‘Ro’n i’n meddwl y byddai’n syniad gwirio hyn gyda chi ond rwy'n siŵr nad oes dim sy’n gofyn edrych mewn ymhellach i hyn'. Os yw’r ymarferydd sy’n dwyn y ffeithiau i’r golwg mewn trafodaeth strategaeth yn credu nad oes problem mewn gwirionedd ond eu bod yn dilyn gweithdrefnau, mae’n bosib y byddant yn mabwysiadu ymagwedd ddi-hid – dim angen poeni – sy’n denu ymateb optimistaidd tebyg gan y person sy’n cyflenwi’r wybodaeth.
Er enghraifft, ‘Allwch chi sôn wrthym ni am Dylan Smith ry’n ni’n hen gyfarwydd ag e a dwi ddim yn synnu ein bod wedi derbyn adroddiad am gam-drin corfforol yn y teulu Mae’n bosib fod yr heddlu neu’r gweithiwr cymdeithasol sydd wedi llunio'r adroddiad eisoes wedi ffurfio barn gychwynnol ynghylch pryderon a’r tramgwyddwr honedig. Gall cywair eu llais neu’r wybodaeth y gofynnir amdani yn ystod y drafodaeth strategaeth, yn anfwriadol, ddenu gwybodaeth gan eraill sy’n cadarnhau’r farn hon.
Gall ffactorau goddrychol eraill lurgunio’r broses benderfynu os yw’r drafodaeth strategaeth yn gyfarfod grŵp. Mae’r rhain yn cynnwys:
Pan fo’r holl gyfranogwyr mewn cyfarfod yn datblygu barn benodol am y sefyllfa fel eu bod yn dehongli popeth drwy’r lens honno.
Gall hyn arwain at hollt sy’n crisialu agweddau gwrthgyferbyniol. Er enghraifft, gall y rheiny sy’n gweithio’n bennaf gyda’r rhieni a’r rheiny sy’n gweithio’n bennaf gyda’r plentyn goleddu barn wahanol ynghylch yr hyn ddylai ddigwydd nesaf.
Gall ymarferwyr sydd â’r statws proffesiynol uchaf ddiystyru barn rhai y canfyddir fod ganddynt lai o statws neu o addysg. O ganlyniad, mae’n bosib y gall y rheiny sy’n adnabod y teulu orau megis gweithiwr cymorth i deuluoedd weld eu barn yn cael ei wthio i’r ymylon.