Yng ngoleuni sensitifrwydd posibl y wybodaeth a gwersi Ymchwiliad Bichard (dyddiad), rhaid bod yn ofalus wrth gofnodi’r honiad a chanlyniad y broses. Rhaid i gofnod o atgyfeiriad; penderfyniad o ran y canlyniad; unrhyw gyfarfodydd/trafodaethau strategaeth cysylltiedig gael eu gwneud a’u cadw gan yr awdurdod lleol yn unol â’i bolisi cofnodi, cadw a gwaredu.
Bydd y broses hon yn ddieithriad yn arwain at brosesu data “categori arbennig” at ddibenion Deddf Diogelu Data 2018 a GDPR y DU, a rhaid i bawb ddilyn polisïau diogelu data eu sefydliad wrth ddilyn y Gweithdrefnau hyn. Rhaid i’r holl ddata gael ei storio’n ddiogel.
Dylai’r rhai sy’n cynrychioli’r cyflogwr yn y drafodaeth/cyfarfod gael copi o gofnod y cyfarfod. Bydd pawb arall a oedd yn bresennol yn cael copi o’r crynodeb a’r argymhellion.
Rhaid i Gyflogwyr/Sefydliadau sy’n llunio adroddiadau Adran 5 sicrhau bod ganddynt bolisïau priodol ar waith i gefnogi’r gwaith o gofnodi a storio adroddiadau/atgyfeiriadau yn briodol.
Bydd y Cadeirydd (Swyddog Dynodedig yr Awdurdod Lleol/Swyddog Dynodedig Diogelu) yn ystyried unrhyw gais am gofnod llawn o’r cyfarfod ac yn sicrhau, os bydd datgeliad, bod fersiwn wedi’i golygu’n briodol o’r cofnod yn cael ei datgelu.
Pan fydd unigolyn yn gwneud cais am fynediad at ddata gan y testun ar gyfer cofnodion Adran 5 sy’n ymwneud ag ef, bydd hyn yn cael ei ystyried ar sail unigol yn unol â gofynion rhyddid gwybodaeth, cais am fynediad at ddata gan y testun a chyfyngiadau ar rannu gwybodaeth diogelu. Bydd Swyddog Dynodedig yr Awdurdod Lleol/Swyddog Dynodedig Diogelu enwebedig yn sicrhau bod unrhyw ddogfennau’n cael eu golygu cyn eu datgelu. Ni ddylid datgelu cofnod cyfarfod(ydd) strategaeth adran 5 heb drafod â Swyddog Dynodedig yr Awdurdod Lleol/Swyddog Dynodedig Diogelu.