Ar ôl y gynhadledd

Cofnodion y gynhadledd amddiffyn plant

Mae cofnod ysgrifenedig o’r gynhadledd yn ddogfen waith allweddol i’r holl ymarferwyr perthnasol a’r teulu. Dylai unigolyn sydd wedi cael hyfforddiant gymryd nodiadau a pharatoi cofnodion pob cynhadledd amddiffyn plant, cychwynnol ac adolygu. Ni ddylai fod gan y sawl sy’n cymryd cofnodion gael unrhyw rôl arall na chymryd rhan yn yr achos.

Dylai’r cofnodion gynnwys:

• Manylion y bobl sy’n bresennol, gan gynnwys pobl sydd wedi’u heithrio a darparu adroddiadau;
• Ffeithiau sylfaenol yr achos;
• Crynodeb cywir o drafodaethau y gynhadledd D.S. Ni ddylent fod yn gyfrif cynhwysol a manwl o bwy ddywedodd beth yn ystod y gynhadledd;
• Nodi cryfderau;
• Dadansoddiad clir o’r risg i’r plentyn;
• Pob penderfyniad a wnaed, gyda gwybodaeth yn amlinellu’r rhesymau dros y penderfyniadau hynny;
• Amlinelliad neu gynllun gofal a chymorth amddiffyn plant diwygiedig yn sicrhau bod pawb yn glir o ran eu tasgau a’u hamserlenni ar gyfer cwblhau’r cam gweithredu;
• Unrhyw anghydfodau o ran canlyniadau, penderfyniad neu argymhellion y gynhadledd.

Dylid cymryd cofnodion yn iaith y gynhadledd gan roi cyfieithiad i’r rhai sy’n bresennol yn ôl yr angen. Mae’n bosibl y byddai’r teulu am gynnal y gynhadledd yn ei iaith o ddewis, ond am dderbyn y cofnodion mewn iaith arall.

Dylai cadeirydd y gynhadledd gymeradwyo’r cofnodion gan gynnwys pwy ddylai gael copi llawn neu rannol cyn iddynt gael eu dosbarthu. Dylid dosbarthu crynodeb a chynllun amlinellol o fewn 5 diwrnod gwaith neu erbyn cyfarfod cyntaf y grŵp craidd . Dylid anfon copi cyn gynted â phosibl wedi’r gynhadledd i bawb oedd yn bresennol neu a gafodd eu gwahodd i fod yn bresennol, gan gynnwys aelodau teulu, oni bai am unrhyw ran o’r gynhadledd y cawsant eu heithrio ohoni. Yn ôl arfer da, dylid anelu at ddosbarthu’r copïau o fewn 20 diwrnod gwaith. Dylai’r bobl sy’n cymryd rhan yn y gynhadledd, sydd â phryderon ynghylch unrhyw beth anghywir yn y cofnodion, anfon eu sylwadau at y cadeirydd o fewn deng diwrnod gwaith ar ôl derbyn y cofnodion.

Mae’r cofnodion yn gyfrinachol ac ni ddylai ymarferwyr eu trosglwyddo i drydydd parti heb ganiatâd cadeirydd y gynhadledd, ac eithrio pan fydd y cofnodion yn cael eu trosglwyddo i swyddog arall o’r un asiantaeth h.y. ymwelydd iechyd newydd sy’n cael ei neilltuo i’r plentyn. Dylai cofnodion cynadleddau amddiffyn plant a chofnodion eraill sy’n gysylltiedig â’r broses cofrestru gael eu cadw gan yr asiantaethau sy’n eu derbyn yn unol â’u polisïau cadw cofnodion.

Cwynion gan rieni, gofalwyr a phlant ynglŷn â’r penderfyniadau a’r modd y caiff y gynhadledd amddiffyn plant ei chynnal

Dylai pob Bwrdd Diogelu Rhanbarthol gytuno ar brotocolau i sicrhau bod rhieni, gofalwr a phlant yn ymwybodol o’r gweithdrefnau ar gyfer gwneud cwyn, bod gwybodaeth ar gael sy’n disgrifio’r weithdrefn, a bod trefniadau ar gyfer derbyn ac ymchwilio i’r cwynion ar waith.

Dylai’r weithdrefn gwyno ymdrin â’r canlynol:

• Proses y gynhadledd, o ran cydymffurfio â’r gweithdrefnau;
• Y penderfyniad i gofrestru, gan gynnwys y categori;
• Y penderfyniad i beidio â chofrestru neu i dynnu’r enw oddi ar y gofrestr.

Ni ddylai’r weithdrefn ymdrin â:

• Chwynion mewn perthynas â chynnwys y cofnodion. Cadeirydd y gynhadledd fydd yn delio â’r rhain;
• Cwynion neu sylwadau sy’n ymwneud â gwasanaethau sy’n cael eu darparu gan asiantaethau unigol o ganlyniad i benderfyniadau’r gynhadledd;
• Cwynion ynglŷn ag ymarferydd unigol yn bresennol yn y gynhadledd. Ymdrinnir â’r cwynion hyn o dan weithdrefnau cwyno mewnol yr asiantaeth berthnasol. Os bydd problem yn codi mewn perthynas ag ymarferydd unigol tra bod cwyn am y gynhadledd yn mynd rhagddi, bydd yn cael ei chyfeirio at yr asiantaeth unigol honno.

Dylai’r Bwrdd Diogelu Rhanbarthol sicrhau:

• Mynediad hawdd ac agored i’r weithdrefn;
• Bod yr holl gwynion sy’n ymwneud â chanlyniad a phroses y gynhadledd yn dod i law ac yr ymatebir iddynt o fewn amserlen a gytunwyd;
• Caiff pob cwyn ei monitro a’i hadrodd i’r Bwrdd Diogelu Rhanbarthol ar gyfnodau rheolaidd a gytunwyd;
• Pan gaiff cwynion eu cynnal, rhoddir iawndal o fewn amserlenni a gytunwyd a chaiff gwersi eu dysgu.

Hysbysu teuluoedd o’r weithdrefn gwyno

Bydd gwybodaeth sy’n egluro’r broses am gyflwyno cwyn yn cael ei rhoi i rieni, gofalwyr a phlant sy’n cael eu gwahodd i’r gynhadledd. Ym mhob cynhadledd, bydd y cadeirydd yn gwirio bod hyn wedi digwydd, a dylai hyn gael ei nodi yn y cofnodion.

Os bydd rhieni, gofalwyr a phlant wedi mynegi pryder ynglŷn â phroses neu ganlyniad yn ystod cynhadledd, dylid eu hatgoffa o’u hawl i gwyno. Dylai hyn gael ei nodi yn y cofnodion. Cyfeiriwch at ganllawiau’r Bwrdd Diogelu Rhanbarthol am wybodaeth bellach am reoli cwynion ynghylch y gynhadledd amddiffyn plant.

Awgrymiadau Ymarfer: Ymgysylltu â’r teulu wedi cynhadledd