Dylai’r gynhadledd amddiffyn plant ddilyn proses sy’n sicrhau bod y pwyslais ar y plentyn a’i anghenion amddiffyn, gofal a chymorth.
Cadeirio’r gynhadledd amddiffyn plant
Dylai cadeirydd y gynhadledd:
- fod yn ymarferydd sy’n annibynnol ar gyfrifoldeb gweithredol neu reolwr llinell ar gyfer yr achos;
- bod wedi’i hyfforddi mewn cadeirio cynadleddau amddiffyn plant;
- meddu ar ddealltwriaeth dda a gwybodaeth ymarferydd o amddiffyn plant, llesiant a datblygiad plant, ac arfer gorau wrth weithio gyda phlant a theuluoedd;
- gallu edrych yn wrthrychol ar, ac asesu goblygiadau’r dystiolaeth y dylid selio penderfyniadau arnynt ac yn hyderus wrth reoli a dod i gasgliad clir ar farn a safbwyntiau aelodau’r gynhadledd;
- bod yn fedrus wrth gadeirio cyfarfodydd mewn modd sy’n annog pobl i gymryd rhan mewn modd adeiladol gan gynnal ffocws clir ar lesiant y plentyn a’r penderfyniadau sydd angen eu cymryd;
o meddu ar wybodaeth am amrywiaeth ac yn ymroddedig i arfer gwrth-wahaniaethol.
Prif swyddogaeth cadeirydd y gynhadledd yw sicrhau bod y gynhadledd yn canolbwyntio ar y plentyn a bod anghenion diogelu, gofal a chymorth y plentyn/plant yn cael eu nodi ac yr ymdrinnir â nhw.
Dylid cyflawni hyn drwy:
- gyfarfod â’r plentyn ac aelodau’r teulu o flaen llaw i sicrhau eu bod yn deall diben y gynhadledd a’r hyn fydd yn digwydd;
- penderfynu a oes rhesymau dilys dros eithrio unrhyw blant neu aelodau’r teulu rhag dod i’r gynhadledd os gwnaed cais amdano;
- sicrhau y dilynir agenda’r gynhadledd;
- galluogi pawb sy’n bresennol, gan gynnwys plant ac aelodau’r teulu, i gyfrannu’n llawn at y drafodaeth a’r broses o wneud penderfyniadau, a fydd yn cynnwys ystyried trefniadau eiriolaeth ar gyfer y rhieni, gofalwyr a/neu’r plentyn;
- sicrhau bod y gynhadledd yn gwneud penderfyniadau mewn ffordd wybodus, systematig a chlir;
- galluogi aelodau’r gynhadledd i rannu’r holl wybodaeth briodol a gwerthuso’r risgiau;
- sicrhau y caiff y gynhadledd ei chynnal mewn modd nad yw’n gwahaniaethu ac yn ystyried materion hil, diwylliant, iaith, crefydd, rhyw ac anabledd;
- sicrhau y caiff barnau croes a’r rhesymau eu cofnodi’n llawn;
- gwahaniaethu’n glir rhwng ffaith, arsylwad, honiad a barn;
- sefydlu barn unigolion arweiniol o grwpiau ymarferwyr ar roi enw’r plentyn ar y gofrestr amddiffyn plant;
- casglu barnau aelodau’r gynhadledd a chymrodeddi lle caiff barnau croes eu mynegi, yn unol â phrotocolau’r Bwrdd Diogelu Rhanbarthol;
- bod wrth law ar ôl y gynhadledd i egluro’r penderfyniadau i rieni a phlant;
- cymryd cyfrifoldeb dros gywirdeb cofnodion y gynhadledd;
- cymryd cyfrifoldeb dros bwy fydd yn cael copi o gofnodion y gynhadledd.
Yr agenda
Mae’r cadeirydd yn gyfrifol am sicrhau bod y gynhadledd yn canolbwyntio ar y plentyn. Caiff yr agenda ei lunio at y diben hwn a dylai gynnwys y canlynol:
- pwrpas neu resymau dros y gynhadledd a thasgau aelodau’r gynhadledd;
- cyflwyniadau, ymddiheuriadau, cyfrinachedd, swyddogaethau asiantaethau gyda’r teulu;
- rhannu/crynhoi adroddiadau;
- manylion y digwyddiadau yn arwain at y gynhadledd amddiffyn;
- gwybodaeth o’r ymholiadau adran 47 a’r asesiad hyd hynny;
- gwybodaeth gefndir gan yr holl asiantaethau, gan gynnwys unrhyw ymwneud yn y gorffennol yn ogystal â’r presennol;
- crynodeb gan y cadeirydd o’r holl brif wybodaeth a roddwyd i’r gynhadledd;
- barn y plant ac aelodau teulu
- dadansoddiad o oblygiadau'r holl wybodaeth a rannwyd am ddyfodol diogelwch y plentyn, ei iechyd a’i ddatblygiad: e.e. a yw’r plentyn yn parhau mewn peryg o niwed;
- ystyriaeth i’r peryg o niwed ac argymhellion diamwys o ran sut y gellir rheoli’r risgiau;
- ystyriaeth o’r angen am gyngor cyfreithiol;
- penderfyniad ar osod enw’r plentyn ai peidio ar y gofrestr amddiffyn plant a chategori/categorïau’r risg;
- amlinelliad o’r cynllun amddiffyn gofal a chymorth, os oes ei angen;
- crynodeb o gamau gweithredu’r gynhadledd;
Awgrymiadau Ymarfer: Trosi’r Agenda mewn Proses Gynhadledd sy’n Canolbwyntio ar y Plentyn
Cyfrinachedd a rhannu gwybodaeth mewn cynadleddau amddiffyn plant
Wrth wraidd cydweithrediad amlasiantaeth llwyddiannus i ddiogelu plant, mae cyfnewid a rhannu gwybodaeth berthnasol yn ogystal â dyletswydd i gydweithredu a roddir ar bartneriaid perthnasol.
- Mae’n hanfodol i’r broses benderfynu bod ymarferwyr unigol yn cyfrannu’r holl wybodaeth berthnasol sy’n cael ei chadw ar eu cofnodion.
- Rhaid i wybodaeth sy’n dod i law yn ystod y broses ddiogelu gael ei thrin yn hollol gyfrinachol. Ni chaiff unrhyw un sy’n meddu ar wybodaeth o’r fath ei datgelu am unrhyw bwrpas heblaw am amddiffyn plant, oni bai ei fod wedi cael caniatâd yr ymarferwyr neu unrhyw aelod o’r teulu a roddodd y wybodaeth. Os oes unrhyw amheuaeth ynghylch rhannu gwybodaeth, dylid trafod y mater â’r cadeirydd cyn y gynhadledd. (Mae’r un rheolau ynglŷn â chyfrinachedd yn berthnasol i gyfarfodydd strategaeth.)
- Bydd rhieni neu ofalwyr yn derbyn cofnod o’r gynhadledd, p’un a ydynt wedi bod yn y gynhadledd ai peidio, oni bai bod y cadeirydd ac aelodau’r gynhadledd yn penderfynu nad yw’n briodol eu darparu â’r cofnodion llawn er lles y plant. Bydd y penderfyniad i beidio â rhannu’r cofnodion ar ddisgresiwn y cadeirydd a bydd angen cofnodi’r penderfyniad a’r rhesymeg drosto.
Ceisiadau ymarferwyr i gadw gwybodaeth gyfrinachol rhag y teulu
Mae’n arfer da i’r cadeirydd ofyn i ymarferwyr, cyn y gynhadledd, a oes unrhyw beth na all ymarferydd ei rannu â rhieni.
Bydd y cadeirydd yn trefnu trafodaeth ag ymarferwyr fydd yn bresennol o ran sut bydd y wybodaeth hon yn cael ei rhannu.
Rhaid i unrhyw asiantaeth sy’n dymuno dal unrhyw wybodaeth gyfrinachol yn ôl o’r gynhadledd drafod hynny â chadeirydd y gynhadledd cyn gynted â phosibl.
Cais yn ystod y gynhadledd
Os bydd unrhyw aelod o’r gynhadledd yn arfer ei hawl i ddal gwybodaeth gyfrinachol yn ôl o aelodau’r teulu ar ôl i’r gynhadledd ddechrau, gofynnir i’r teulu adael y gynhadledd am gyfnod byr i gynnal sesiwn gaeedig.
Amgylchiadau pan fo’n rhaid datgelu gwybodaeth Mae rhai sefyllfaoedd pan fo’n ofynnol datgelu gwybodaeth. Ymhlith y rhain mae:
1: Hawl i ofyn am wybodaeth bersonol
Yn amodol ar eithriadau cyfyngedig, mae gan unrhyw berson yr hawl i ofyn am fynediad i wybodaeth bersonol sy’n cael ei chadw amdano. Mae hyn yn cynnwys gwybodaeth sy’n cael ei chynnwys mewn cofnodion cynadleddau amddiffyn plant a rhaid datgelu’r wybodaeth hon ar gais p’un a bod yr unigolyn yn mynd i’r gynhadledd ai peidio.
Dylid nodi y gallai pobl nad ydynt yn aelodau o’r teulu wneud cais am weld y wybodaeth am eu hunain hefyd a allai fod wedi’i chynnwys yng nghofnod y gynhadledd amddiffyn plant.
2: Achosion llys a chyfreithiol
Os oes achosion llys gallai cofnodion y gynhadledd amddiffyn plant gael eu datgelu i’r partïon. Bydd cofnodion dim ond yn cael eu datgelu i’r partïon ar ôl gorchymyn llys yn gyffredinol. Mae hyn yn berthnasol i achosion teulu yn ogystal ag achosion troseddol. Gellir gofyn neu orchymyn i aelodau’r gynhadledd fynd i’r llys i roi tystiolaeth.
Os oes achosion cyfreithiol neu breifat, gall gwarchodwr plant CAFCASS weld cofnodion y gynhadledd amddiffyn plant, ac unrhyw gofnodion o gyfarfodydd strategaeth, a gall cyfeirio atynt yn eu hadroddiadau.
Lle bo unrhyw achos troseddol, bydd yr heddlu’n datgelu’r cofnod i wasanaeth erlyn y goron ac i’r amddiffyn hefyd os yw’n cynnwys unrhyw wybodaeth sy’n tanseilio’r erlyniad neu’n cynorthwyo achos yr amddiffyn.
3: Datgeliad yr Ymarferydd
I ymarferwyr eraill sydd ynghlwm wrth y plentyn, ond nad oedd wedi mynd i’r gynhadledd. Dylid ceisio caniatâd gan gadeirydd y gynhadledd cyn trosglwyddo’r wybodaeth i drydydd parti gan gynnwys asiantaethau eraill.
4: Budd y Cyhoedd
Datgelu gwybodaeth gyfrinachol pan fo angen, er budd y cyhoedd pan allai’r unigolion fod wynebu risg o niwed. Mae budd y cyhoedd mewn amddiffyn plant yn trechu budd y cyhoedd mewn cynnal cyfrinachedd.
Dylai fod modd cyfiawnhau datgeliadau ym mhob achos, a dylid ceisio cyngor cyfreithiol. Gweithio Gyda’n Gilydd i Ddiogelu Pobl: Rhannu Gwybodaeth