Dylai cyfarfodydd pellach y grŵp craidd ddigwydd o leiaf unwaith bob chwe wythnos, yn amlach os oes angen. Y diben yw sicrhau bod y cynllun amddiffyn, gofal a chymorth yn cael ei roi ar waith a’i fod yn cyflawni’r canlyniadau sy’n canolbwyntio ar y plentyn y cytunwyd arnynt.
Y tasgau ar gyfer y cyfarfodydd hyn yw:
- adolygu’r camau gweithredu a gwblhawyd gan y teulu a’r ymarferwyr a’r graddau y maent wedi cyfrannu at wella profiad y plentyn o fywyd a’i amddiffyn rhag niwed ;
- nodi’n fanwl risgiau niwed sylweddol parhaol i’r plentyn a sut eir i’r afael â’r rhain;
- adolygu unrhyw asesiadau wedi’u cwblhau o anghenion y plentyn a’i deulu a sut bydd canfyddiadau yn cyfrannu at ddatblygu’r cynllun ymhellach, pennu cynnydd unrhyw asesiadau arbenigol a gomisiynwyd sydd heb eu cwblhau eto a sut bydd unrhyw ganfyddiadau hyd yn hyn yn cyfrannu at ddatblygu’r cynllun ymhellach;
- cytuno ar sut bydd y grŵp craidd yn parhau i weithredu’r gwaith amlasiantaeth yn unol ag argymhellion y gynhadledd;
- monitro cynnydd yn erbyn canlyniadau llesiant sy’n canolbwyntio ar y plentyn , a nodir yn y cynllun a mireinio’r cynllun yn unol â’r angen;
- sicrhau bod rhieni, a phlant pan fo’n briodol, yn ymgysylltu’n llawn â’r gwaith o weithredu’r cynllun, a deall y rhesymeg sy’n llywio cyfranogiad pob asiantaeth gysylltiedig;
- yn achos gwrthod mynediad i blant a/neu gartref i ymarferydd neu aelod grŵp craidd arall, rhoi gwybod am hyn i’r aelodau grŵp craidd eraill, y cydlynydd amddiffyn, gofal a chymorth ac yn eu habsenoldeb y rheolwr gwasanaethau cymdeithasol perthnasol;
- ystyried y gwaith wedi’i wneud gan aelodau teulu ac ymarferwyr a graddau llwyddiant, fel y mesurir yn erbyn yr amcanion sy’n canolbwyntio ar y plentyn a’r canlyniadau cadarnhaol ar gyfer y plentyn;
- ymateb i geisiadau i baratoi adroddiadau ar gyfer llysoedd neu gynadleddau ynghylch effaith bosibl ymyriadau penodol, neu’u llwyddiant gyda’r gofalwyr.
Dylid ystyried y cwestiynau canlynol ym mhob cyfarfod (mwy o fanylion yn y Awgrymiadau Ymarfer):
- Beth sydd wedi’i gyflawni ers y cyfarfod diwethaf?
- Pa mor dda rydym yn cydweithio: plentyn, teulu ac ymarferwyr?
- Ar beth mae’r plentyn a’r bobl sydd â chysylltiad ag ef wedi sylwi o ran newidiadau ansawdd i’w brofiad o fywyd bob dydd?
- Ydy’r plentyn mewn risg barhaol o niwed sylweddol ?
- Os nad yw’r cynllun yn gweithio, ydym yn deall pam?
- Os oes rhwystrau a nodwyd i newid, beth rydym yn ei wneud i fynd i’r afael â nhw?
- Beth mae angen i ni ei gyflawni cyn y cyfarfod nesaf?
Dylai pob aelod grŵp craidd adael y cyfarfod gyda dealltwriaeth glir a rennir o’r hyn y disgwylir iddo ei gyflawni erbyn y cyfarfod nesaf.
Dylai camau gweithredu gael eu cysylltu’n benodol â chyflawni’r canlyniadau sy’n canolbwyntio ar y plentyn a ddymunir. Mae hyn yn sicrhau bod y teulu a’r ymarferwyr yn deall y rhesymeg sy’n llywio’r camau gweithredu a ddisgwylir ganddynt a’r mesurau cynnydd.
Awgrymiadau Ymarfer: Symud y cynllun yn ei flaen i gyfarfodydd grŵp craidd a sicrhau ymgysylltu effeithiol gan aelodau
Tasgau grŵp craidd mewn cyfarfodydd grŵp craidd dilynol
Cyn pob cyfarfod grŵp craidd dylai aelodau:
- sicrhau eu bod yn gyfarwydd â’r cynllun a gwaith wedi’i gwblhau gan eu hasiantaeth hyd yn hyn;
- cael gwybod am unrhyw gyswllt mae’r plentyn a’i deulu wedi’i gael gyda’u hasiantaeth a natur unrhyw gyswllt perthnasol, megis apwyntiadau yn y gwasanaethau iechyd;
- paratoi crynodeb o waith y mae wedi’i gwblhau ar y cynllun a’r canlyniadau wedi’u cyflawni yn erbyn yr hyn a ddisgwylir;
- nodi unrhyw heriau y deuir o hyd iddynt ac unrhyw gymorth sydd ei angen i gyflawni nodau’r cynllun;
- nodi cryfderau’r teulu sydd wedi cyfrannu at wella canlyniadau’r plentyn.
Presenoldeb
Mae angen i bob aelod sy’n ymarferydd gymryd rhan mewn grŵp craidd effeithiol. Felly, dylai aelodau wneud pob ymdrech i fynychu cyfarfodydd grŵp craidd. Mae rhieni a phlant yn cael negeseuon dryslyd am bwysigrwydd presenoldeb a chyfranogiad os nad yw ymarferwyr yn blaenoriaethu cyfarfodydd.
Ond os na all aelod grŵp craidd fynychu cyfarfod dylai gyflwyno adroddiad sy’n rhoi digon o fanylion ynghylch cyswllt, gwaith wedi’i wneud, heriau a llwyddiannau, i alluogi’r rheiny yn y grŵp craidd i asesu ansawdd ac effeithiolrwydd ymgysylltu’r teulu a’r ymarferydd â’r cynllun.
Cadeirio a chyfranogi
Gall unrhyw aelod sy’n ymarferydd o’r grŵp craidd gadeirio – nid cyfrifoldeb y cydlynydd amddiffyn, gofal a chymorth (gweithiwr cymdeithasol) yn unig yw hyn.
Mae angen i’r grŵp craidd gael ei gadeirio’n effeithiol.
Dylai’r cadeirydd:
- sicrhau bod y grŵp yn parhau i ganolbwyntio ar y dasg benodol ac nad yw’r amserlenni ar gyfer camau gweithredu yn gwyro;
- ymchwilio i sicrhau bod camau gweithredu’n cyflawni canlyniadau sy’n canolbwyntio ar y plentyn;
- herio’r teulu a’r ymarferwyr os oes diffyg ymgysylltu ystyrlon â’r cynllun;
Cofnodi cyfarfodydd y grŵp craidd
Rhaid i’r holl gyfarfodydd grŵp craidd gael eu cofnodi’n ysgrifenedig, gan gynnwys nodiadau ar y camau gweithredu y cytunwyd arnynt a’r penderfyniadau a wnaed. Dylid dosbarthu cofnodion y cyfarfod i aelodau’r grŵp craidd. Mae arfer da’n awgrymu y dylid cylchredeg y cofnodion ymhen 5 diwrnod gwaith.
Dylai’r cofnodion gynnwys:
- presenoldeb – ac ymddiheuriadau wedi’u derbyn;
- adolygu cywirdeb cofnodion y cyfarfod blaenorol ac unrhyw faterion heb eu trafod;
- camau gweithredu a gymerwyd gan y teulu a’r ymarferwyr ar y cynllun ers y cyfarfod diwethaf: cynnydd a chanlyniadau;
- gwerthuso cynnydd y cynllun o ran cyflawni canlyniadau sy’n canolbwyntio ar y plentyn;
- unrhyw addasiadau, diwygiadau y cytunwyd arnynt gydag amserlenni;
- cynllun gwaith i’w gwblhau a chan bwy erbyn y cyfarfod nesaf;
- dyddiad y cyfarfod nesaf.