Cofnodi: gwybodaeth adran 47 a phenderfyniadau allweddol
Adref 3 rhan 1
Dylid cadw cofnod o’r penderfyniadau allweddol a gwybodaeth sy’n adlewyrchu’n llawn y broses ymholiadau amddiffyn plant.
Cofnodion asiantaeth
Dylai cofnodion:
- fod wedi’u cynnwys mewn fformatau penodol yn y system electronig berthnasol;
- fod wedi’u harwyddo, neu dylid nodi’r awdur, yr amser a’r dyddiad;
- gofnodi’r cyswllt gyda’r plentyn gan gynnwys yr hyn a ddywed y plentyn yn ei eiriau ei hun;
- ddilyn codau ymarfer proffesiynol/eu hasiantaeth mewn perthynas â chadw cofnodion;
- sicrhau bod enwau, cyfeiriadau a dyddiadau geni yn gywir;
- fod yn ffeithiol ac yn seiliedig ar dystiolaeth. Er enghraifft, defnyddio sylwadau, a geiriau’r plentyn a/neu riant ei hun;
- gellir cynnwys barn broffesiynol, ond rhaid ei hategu â’r dystiolaeth neu’r sylw y mae’n seiliedig arnynt.
Mae agen i bob asiantaeth:
- sicrhau bod ei staff a gweithwyr proffesiynol yn ymwybodol o safonau eu hasiantaeth o ran cadw cofnodion;
- ddefnyddio system benodol ar gyfer monitro safonau cofnodi. Dylai’r adran iechyd sicrhau bod un set o gofnodion i’r plentyn o fewn un lleoliad;
- sicrhau bod protocolau clir ar waith o ran defnyddio cronfeydd data ac yn enwedig y cynnwys, y broses a mynediad at gofnodion a gynhelir gan asiantaethau parthed plant unigol.
O.N. Mae nodiadau bras ymarferydd yn dystiolaeth o’r hyn a ysgrifenwyd ar y pryd. Felly, ni ddylid eu dinistrio pan mae’r manylion yn cael eu cofnodi’n fwy ffurfiol, ond eu cadw’n ddiogel rhag ofn bod eu hangen mewn unrhyw gamau cyfreithiol sy’n dilyn.
Cofnod gwasanaethau cymdeithasol
Dylai cofnod y gwasanaethau cymdeithasol gynnwys:
- gwiriadau gan asiantaethau;
- cynnwys y cyswllt wedi’i groesgyfeirio gydag unrhyw ffurflenni penodol a ddefnyddiwyd;
- nodiadau trafodaeth/cyfarfod strategol;
- manylion yr ymchwiliad;
- mapiau’r corff (os oes angen);
- asesiad gan gynnwys nodi peryglon a sut y gellir eu rheoli;
- p’un ai a welwyd plentyn, a siaradwyd ag ef/hi, beth gafodd ei ddweud, ymhle, pa bryd a phwy oedd yn bresennol;
- aelodau eraill o’r teulu oedd ynghlwm â’r asesiad;
- prosesau gwneud penderfyniadaul;
- canlyniad/camau gweithredu pellach a gynllunnir;
- cynigiwyd/gofynnwyd am eiriolaeth.
Awgrymiadau Ymarfer: Cofnodi yn ystod Ymholiadau a47